Общий отдел

Контактная информация
должность фамилия, имя, отчество № телефона
Начальник отдела Мулёва
Светлана Витальевна		 (83362) 4-25-85
Ведущий специалист Кощеева
Оксана Васильевна		 (83362) 4-25-85

Отдел выполняет следующие основные функции:

1.Прием и учет поступивших главе города и в администрацию города документов, обращений граждан, проверка соответствия количества документов, их регистрация.
2.Передача поступивших документов, обращений граждан на рассмотрение главе города и главе администрации города и после получения соответствующей резолюции - исполнителям.
3.В соответствии с резолюцией руководителя ознакомление соответствующих сотрудников с распорядительными и информационными материалами, поступившими в администрацию города, главе города.
4.Контроль за прохождением документов, обращений граждан.
5.Организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка руководителю данных об исполненных и находящихся на исполнении документах и поручениях.
6.Ввод в электронную базу данных и регистрационно-контрольные карточки необходимой информации о ходе и результатах исполнения документов и поручений, о местонахождении документов.
7.Учет и регистрация распоряжений, постановлений главы города, главы администрации города Слободского, доведение их до сведения соответствующих отделов, управлений администрации города, предприятий, организаций города.
8.Контроль за сроками исполнения распоряжений, постановлений главы города, главы администрации города, поручений, данных главой администрации города, заместителями главы администрации города.
9.Организация приема писем, заявлений, жалоб и личного приема граждан главой города и в администрации города, контроль и проверка состояния работы по обращениям граждан в отделах, управлениях администрации города, подготовка необходимых предложений по улучшению данной работы.
10.Периодическое /не реже 1 раза в месяц/ копирование документов и баз данных, необходимых для сохранения, с локальных компьютеров на магнитные носители.
11.Проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников отделов, управлений администрации города.
12.Ежегодная сверка с данными общего отдела наличия в отделах, управлениях документов, контрольных дел.
13.Учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и их отправка.
14.Выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их возвратом.
15.Контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов.
16.Разработка номенклатуры дел на очередной год.
17.Формирование, оформление, учет, хранение дел в соответствии с номенклатурой, организация их использования в процессе делопроизводства, подготовка и своевременная передача законченных делопроизводством дел на хранение в архив.
18.Проведение инструктажа вновь принятых в администрацию города сотрудников и ознакомление их с нормативными методическими материалами по вопросам организации работы с документами и ведения делопроизводства.
19.Подготовка заявок на приобретение канцелярских товаров и средств оргтехники, а также их учет и выдача.
20.Обеспечение функционирования средств связи, оргтехники, находящейся в эксплуатации.
21.Выполнение машинописных и множительных работ.
22.Взаимодействие и организация деятельности с предприятиями, организациями и учреждениями города по наградным делам.
23.Оформление протоколов совещаний.